Management is een mooi vak, maar het is soms verschrikkelijk makkelijk om misbruik te maken van je positie. Zo had ik jaren geleden een assistent met dezelfde voornaam als ikzelf, en met wie ik het prima kon vinden. We konden goed samenwerken en ook buiten het werk zagen en spraken we elkaar regelmatig in de kroeg. De verstandhouding was met name zo goed omdat we een zelfde soort humor bezaten en, ondanks dat het vaak behoorlijk hectisch en druk was, we zo samen toch een hoop werk konden verstouwen. Maar, zoals altijd, zijn er klussen die je wèl leuk vindt en klussen die je nìet zo leuk vindt. Wij waren daarop beiden bepaald een uitzondering, en zo ontstond de discussie over delegeren.
Op een gegeven dag begon Henry S. met de opmerking dat het toch wel behoorlijk begon op te vallen dat een bepaald aantal klussen, waarvan bekend was dat ik ze niet echt leuk vond, steeds ‘onverklaarbaar’ op zijn bureau terecht kwamen, en dat een aantal klussen die ik bepaald wel leuk vond, nou nòòit eens bij hem terecht kwamen. Kijkend om het hoekje van mijn computer kon ik hem niet anders dan absoluut gelijk geven. De taakverdeling is tenslotte een van de prettige dingen van een managementfunctie. Je kunt helemaal zelf bepalen wie je welke werkzaamheden opdraagt en, ook nog, wanneer die dan klaar moeten zijn. En die verantwoordelijkheid kun je op meerdere manieren invullen.
Zo kun je, mocht je dat willen, alle werkzaamheden over je medewerkers verdelen en zelf heel erg gaan pretenderen dat je het vreselijk druk hebt. Ik heb meerdere managers deze tactiek zien toepassen, maar ze werkt nooit op de lange termijn. Vroeg of laat komt er een moment dat je zelf toch ook iets moet presteren, en dan is het wel verrekte handig als je dan ook weet waarover je het hebt. En vooral om dat onder de knie te krijgen vòòr je hele afdeling besluit te gaan muiten. Beter is het, om een tactiek te kiezen waarbij ieder lid van het team zoveel mogelijk die werkzaamheden krijgt toebedeeld die het beste bij zijn of haar karakter en voorkeuren passen. Daarbij moet je natuurlijk erop letten dat mensen zich niet over de kop gaan werken, maar doorgaans krijg je het beste resultaat als iedereen zoveel mogelijk die werkzaamheden kan doen die hij leuk vindt en als wat over blijft, ook eerlijk verdeeld wordt. Maar er zijn uitzonderingen. Soms zijn mensen ergens erg goed in, maar vinden ze er geen bal aan! Met ‘andere Henry’ was dat ook het geval. Hij kon geweldig goed en snel plannen en de perfecte match maken tussen mens en opdracht. En dat wist hij drommels goed, alleen vond hij het vreselijk saai werk. Vandaar dat hij mij met enige regelmaat bleef bestoken met het verzoek om de rollen af en toe eens om te draaien en eens een paar dagen wat anders te mogen doen. En die roulatie werkte prima, zo goed zelfs dat we allebei behoorlijk geroutineerd werden in alle aspecten van het werk en sommige dingen bijna blindelings konden uitvoeren. Daardoor was er genoeg tijd om ook nog een beetje te geinen, en vanuit die instelling kwam het ook tot die allereerste definitie van ‘delegeren’.
Hij ging ongeveer zo:’Delegeren is de kunst om alles waar een ander beter in is, ook door die persoon te laten doen. Daarnaast delegeer je die zaken waar je geen tijd voor hebt, plus die zaken waar je helemaal geen zin in hebt.’
Henry S. moest het even op zich laten inwerken. Maar een minuutje later kwam zijn stem wat klagerig vanachter de computer: ‘Maar dan ben ik dus ALTIJD de klos!’ Ik kon het alleen maar bevestigen, waarna we allebei weer lachend aan het werk gingen. Er lag nog werk genoeg.
05-03-08
